Over dit project

2015 was een jaar vol verandering voor Vooruit. De culturele organisatie is aan de renovatie van het gebouw begonnen en combineerde die veranderingen met de instelling van een nieuwe manier van werken.

De nood aan een nieuw (digitaal) kantoor

Vooruit is ontstaan vanuit de samenwerking tussen een groep vrienden in de jaren 80. Doorheen de jaren ontwikkelde deze vriendengroep zich tot een organisatie met steeds meer werknemers en ze groeiden langzaamaan uit tot een geprofessionaliseerde onderneming.

De specifieke aard en geschiedenis van de organisatie veroorzaakte na enige tijd een zekere desintegratie tussen de verschillende departementen. Hieruit groeide de nood aan een nieuwe manier van werken, waarbij een professionele aanpak en organisatie de toekomstvisie van de Vooruit kon versterken.

Naast de organisatorische herstructurering had ook het gebouw van Vooruit aanpassingen nodig in de context van die toekomstvisie. Omdat het gebouw van Vooruit een monument is, heeft het gebouw zijn logistieke grenzen, wat de noodzaak voor enkele aanpassingen voor het kantoor aantoonde.

Het Vooruitmasterplan: Vooruit 2.0

Vooruit schreef een masterplan uit dat de veranderingen omschrijft om een oplossing te bieden voor de noden in de werkomgeving, zowel op het niveau van de manier van werken als voor het inrichten van het nieuw kantoor. Het eerste deel van het masterplan is al uitgevoerd en bestond uit het inrichten van een nieuw terras en de fietsenparking. Het tweede deel bevatte de inrichting van de nieuwe kantoorruimtes in het oude koopgebouw, de renovatie van de concertruimte en de herinrichting van de inkomhal en de bovenbouw.

De instelling van het nieuwe kantoor ging gepaard met een aantal voorwaarden. Vooruit wilde een nieuwe manier van werken inschakelen die aansloot bij de geest van de organisatie. Dat houdt in dat de verschillende departementen de mogelijkheid moeten hebben om te kunnen samenwerken. In termen van infrastructuur werd daarom een volledig nieuw kantoor ingericht: de nieuwe werkruimte heeft verschillende werkzones, gebaseerd op functionaliteit in plaats van per departement. De werknemers kunnen elke dag kiezen in welk deel van het kantoor ze willen werken, wat de samenwerking en communicatie tussen de verschillende departementen stimuleert.

De architectuur van het nieuwe kantoorgebouw is aangepast aan het idee van een duurzame renovatie, wat één van de belangrijkste thema’s vormde van de vernieuwingen. Het kantoor is ingericht als een triplexgebouw met een lichtkloof en centrale trap. Het interieur is aangekleed hout van lokale oorsprong en er is een dakterras met tuin voor de werknemers. Er is binnenin ook een groene wand, doorheen de verdiepingen, die een gevoel van openheid creëert en extra licht binnenlaat.

Volgens Johan Penson, verantwoordelijke voor infrastructuur bij Vooruit, was het opzetten van een digital office, parallel aan de nieuwe infrastructuur, de noodzakelijke volgende stap:

Natuurlijk, als je zulke principes wil hanteren, dan moet je daar ook digitaal klaar voor zijn op een zekere manier.”

De nieuwe digital office moest de noden in termen van toegankelijkheid en connectiviteit tussen de verschillende departementen ondersteunen op digitaal vlak. Technisch gezien betekende dit een switch van een stand-alone server en een exchange server in Outlook, naar een oplossing met Gmail, Google Drive en Google Apps. De reden voor deze verandering was het feit dat de organisatie voordien geen overzicht had over de documenten binnen de organisatie en minder de mogelijkheid had om op een digitale manier te kunnen samenwerken. 

Sommige mensen waren aan het werk in de Cloud, sommigen saveden hun documenten op een lokale schijf, dus onze documenten waren overal en nergens tegelijk. Op digitaal vlak konden we uiteindelijk niks terugvinden.”

De verandering naar een Googleplatform zorgde voor de noodzakelijke stap in de richting van een makkelijk toegankelijke en gestructureerde digitale organisatie. De keuze voor deze verandering had uiteraard zijn repercussies op het IT-team, geleid door Wim Roose. Doorheen het hele veranderingsproces en de overstap naar de Google-oplossing, nam Wim de leiding over het project op IT-vlak en hij neemt ook nu de opvolging op technisch vlak op zich.

Ondanks de verandering is deze Google-oplossing een oplossing die ook aan de noden van een organisatie als Vooruit voldoet, waarin de werknemers kunnen werken waar ze willen, wanneer ze willen. Het hoofddoel van het digitale kantoor is het aanleveren van een toegankelijk platform waarin de werknemers kunnen samenwerken, van waaruit of wanneer ze willen, wat eigen is aan het idee over de werkomgeving van Vooruit. 

De nieuwe manier van werken bij Vooruit: een digitale organisatie 

Vooruit koos heel bewust voor een digital office, aangezien de organisatie momenteel verschillende veranderingen doorvoert, zoals Johan verklaart: 

Vooruit gaat erkend worden als een kunstinstelling, wat betekent dat een zeker aantal functionaliteiten zal moeten waargemaakt worden. Maar dat betekent ook dat we als organisatie aantrekkelijk moeten blijven voor toekomstige werknemers.

De stap naar een digital office is dan ook een logische en noodzakelijke aanpassing van de organisatie in de context van vandaag. Het is echter ook een gevolg van bepaalde politieke veranderingen volgens Johan.

De overheid is zijn relatie met de kunstensector aan het veranderen. Dat gaat traag, maar als de kunstensector zich niet gaat versterken op bepaalde manieren, dan zal het niet langer aantrekkelijk zijn. Dan zal niemand nog reageren op onze vacatures.

Vooruit wil dat het digitale kantoor kan dienen als een voordeel binnen de organisatie voor zijn werknemers en voor toekomstige werknemers, zodat het hen de vrijheid kan aanbieden zoals alle andere digitale organisaties. 

Resultaten

Momenteel zijn de eerste stappen naar een digital office al gezet, maar het eerste deel wordt nog afgerond. Dat betekent dat de laatste integraties van het systeem met de nieuwe Google-oplossingen worden ingesteld. Binnen de eerste digitale veranderingen bood Cronos Competence Center Translucid zijn diensten ook aan om op de werkvloer de nieuwe manier van werken in te stellen, door samen te werken met de werknemers en onmiddellijk hulp te bieden waar nodig op kantoor bij Vooruit. 

Voor het volgende deel van het digitaal kantoor heeft Vooruit een eigen digital team dat verantwoordelijk is voor de opvolging van de integratie van dat digitaal luik en om het systeem te blijven verbeteren en aanpassen. Ze houden wekelijkse meetings waarop de noodzakelijke feedback wordt gegeven en waarbij het team functioneert als een middenplatform tussen de developers en de werkvloer. 

Tot nu toe is Vooruit tevreden met de resultaten. Het idee om constant te blijven verbeteren maakt deel uit van hun idee over een duurzame ontwikkeling van zowel de werkomgeving als de manier van werken.

“Het is een constante work-in-progress, waarbij de verandering vooral nu heel voelbaar is, maar we geloven dat dit een duurzame oplossing is voor onze organisatie.”

Categorie
Succesverhalen